GFE (Gestion Financière des Elèves)

Déroulement d’un trimestre

Menu Mise à jour

Tarif hébergement

Mettre à jour vos tarifs en cliquant sur Ajouter tarif.

(Chaque code est explicité en cliquant sur le point d’interrogation correspondant.)
Le tableau des tarifs se complète au fur et à mesure :

On parle d’hébergement croisé lorsque des élèves d’un établissement sont logés ou nourris dans un autre établissement. Dans ce cas, lors de la saisie des tarifs d’hébergement et des situations d’hébergement, vous devez toujours indiquer l’établissement concerné par le tarif ou la situation (établissement qui loge ou qui nourrit l’élève).

Montant Trimestriel : Montant défini et voté par le Conseil d’administration. Il doit être renseigné chaque début de trimestre.

Un tarif d’hébergement qui a déjà été appliqué à un élève ne peut plus être supprimé.

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Saisir un tarif d’hébergement
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Saisir un tarif d'hébergement {Flash}

Éléments financiers de l’élève

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Sélection des élèves
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La création de fiches élèves est impossible dans l’application GFE.

Les entrées et sorties d’élèves sont saisies par l’administration dans le module SCONET Base Élève.

Les droits d’un élève ne peuvent être constatés que s’il a été scolarisé par l’administration.

Un élève qui a quitté l’établissement doit être déscolarité par l’administration.

Lorsqu’un seul élève correspond au critère saisi (par exemple, recherche d’un élève à partir de son nom), un clic sur le bouton Rechercher a pour effet d’accéder directement à la fiche de l’élève.

L’accès simultané à la fiche d’un élève par 2 utilisateurs n’est pas autorisé.

- Éléments financiers élèves

La zone Critères de recherche permet de cibler le ou les élèves à rechercher, selon la division, la formation ou le nom.

Sélectionner le ou les critères de recherche puis cliquer sur Rechercher.

Cliquer sur l’élève à modifier

- Hébergement & RIB

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Mise à jour de la situation d’hébergement et du RIB
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Mise à jour de la situation d'hébergement et du RIB {Flash}

Pour les hébergements, la zone Remise de principe permet de sélectionner le nombre d’enfants de la famille scolarisés et hébergés dans le second degré de la fonction publique.

Ce nombre déterminera la remise de principe (par exemple, 20 % pour 3 enfants). Pour déterminer si l’élève peut bénéficier d’une remise de principe, vous pouvez consulter les informations générales relatives à l’élève (bouton Informations élève situé en haut et à droite de la fenêtre). La fenêtre Informations élève précise, notamment, combien le responsable légal a d’enfants à charge dans le second degré.

La remise de principe n’est pas déterminée automatiquement et ne fait l’objet d’aucun contrôle automatique. Lorsque l’élève est excédentaire, la remise de principe ne s’applique pas.

Tant que le basculement de la saisie des RIB n’a pas été opéré dans le module SCONET BEE Données communes, les RIB ne peuvent pas être modifiés dans GFE. Après ce basculement, la saisie et la mise à jour des RIB s’effectue uniquement dans l’application GFE.

Si les deux RIB sont identiques, seul celui de la partie gauche (à qui on paye) doit être saisi. Lors de la validation, le RIB saisi dans la partie gauche sera automatiquement dupliqué dans la partie droite.

En début d’année scolaire, les RIB peuvent avoir été saisis par l’administration à partir du module SCONET BEE. Le service d’intendance doit cependant vérifier ces RIB.

- Bourses

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FEVRIER 2008 {PDF}
Mise à jour du volet des bourses
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L’application GFE permet de saisir des bourses spécifiques à l’établissement ou bourses locales.

La nomenclature pour la Nouvelle Calédonie vous a été transmise. Les bourses sont calculées sur la base de 270 jours par an ou de 90 jours par trimestre.

Si les bourses des lycées sont toujours déduites des frais d’hébergement, la déduction des bourses des collèges dépend de l’option prise par les responsables (un responsable peut demander la non déductibilité de la bourse des frais d’hébergement).

Le code d’une bourse ne peut pas être modifié directement (tant que la bourse n’a pas été attribuée à un élève, pour modifier son code, supprimer la bourse puis la ressaisir).

Le montant d’une part d’un trimestre antérieur au trimestre en cours ne peut plus être modifié.

Une bourse qui a déjà été attribuée à un élève ne peut plus être supprimée.

En collège ou en lycée, les bourses sont déductibles des frais scolaires.

- Primes

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Mise à jour du volet des primes
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Mise à jour du volet des primes {Flash}

Pré requis à la mise à jour du volet Primes

  • Les bourses doivent avoir été attribuées aux élèves
  • S’il existe des primes locales dans l’établissement, elles doivent avoir été saisies
  • Les primes doivent avoir été associées aux MEF
  • L’attribution automatique des primes doit avoir été effectuée.

Autres points importants

  • La base de calcul pour les primes est de 90 jours par trimestre (270 jours par an).
  • Seuls les élèves boursiers nationaux peuvent bénéficier de primes.
  • Un élève redoublant ne bénéficie pas, normalement, de primes. Cependant, si un élève redouble dans une autre formation, il ne sera pas forcément considéré comme redoublant sur sa fiche saisie par l’administration (application Gestion de la Base Élève Établissement). Si vous allouez une prime d’équipement (E), une prime d’entrée en seconde (S), en première (P) ou en terminale (T) à un élève redoublant, un message vous en informe ("Attention vous avez attribué une prime à un élève redoublant"), mais la prime peut cependant lui être attribuée.
  • L’application ne vérifie pas la cohérence de la prime sélectionnée pour l’élève (par exemple, il est possible de sélectionner une prime d’entrée en seconde à un élève de première). L’attribution des primes doit donc s’effectuer avec la plus grande attention.
    Cas des élèves qui arrivent dans l’établissement en cours d’année (par exemple, en janvier)
  • L’élève peut bénéficier des primes annuelles (par exemple, la prime d’équipement), s’il ne les a pas déjà perçues par ailleurs. - S’il bénéficie d’une prime trimestrielle (par exemple, la prime de qualification) et qu’il ne l’a pas déjà perçue dans l’établissement précédent, le paiement de la prime pour les trimestres antérieurs s’opère au moyen d’une régularisation de constatation (Volet Régularisations).
  • On ne peut saisir un congé de prime pour une prime annuelle que si elle n’a pas encore été payée.

- Régularisation

Type de régularisation : Si la régularisation concerne une bourse de collège et que les parents ont souhaité que la bourse ne soit pas déduite des frais d’hébergements, choisir la valeur 6 (bourse en collège non déductible). Vous ne pouvez pas saisir deux régularisations de constatation du même type pour le trimestre.

Régularisation d’un autre élément financier :
Libellé —> Élément sur lequel porte la régularisation (par exemple : Bris de vitre, Remboursement d’un trop-perçu…). Ce libellé figurera sur l’avis aux familles.

Si les régularisations de constatation figurent sur le Bordereau des droits constatés et des bourses, les régularisations des autres éléments financiers ne figurent que sur l’avis aux familles.

La zone Régularisation autres éléments financiers correspond à la fenêtre Régularisation comptable de la version DOS de l’application GFE.

A la différence de la version DOS de l’application GFE où les aides étaient saisies au moyen de régularisations comptables, la version WEB de GFE permet la saisie des aides dans une fenêtre spécifique (Volet Aide de la fenêtre des éléments financiers de l’élève).

La fenêtre de saisie des régularisations de paiement qui existait dans la version DOS de GFE n’existe plus dans la version WEB. La régularisation des paiements s’opère, dans la version WEB, à partir de la zone Régularisation autres éléments financiers.

Pour la régularisation des autres éléments financiers, seules les sommes dues par la famille à l’établissement seront transmises en encaissements dans l’application GFC.

Si dans la version DOS de l’application GFE, seules 3 régularisations comptables pouvaient être saisies par trimestre, la version WEB de l’application GFE permet de saisir autant de régularisations des autres éléments financiers que nécessaire.

- Aides

Code : utilisez la nomenclature proposée par le SAIE

A la différence de la version DOS de l’application GFE où les aides étaient saisies au moyen de régularisations comptables, la version WEB de GFE permet la saisie des aides dans une fenêtre spécifique.

La nomenclature des aides est propre à l’établissement et n’est donc pas fournie avec l’application GFE.

Pour créer les différents types d’aide susceptibles d’être accordés aux élèves de votre établissement, vous devez, pour chaque type d’aide :

  • cliquer sur le bouton Création code,
  • cliquer sur le bouton Ajouter une aide,
  • Renseigner les cinq rubriques du type d’aide,
  • Cliquer sur le bouton Valider.

Un élève ne peut pas bénéficier de 2 aides identiques lors du trimestre.
Les aides accordées aux élèves figureront sur le bordereau des droits constatés et des bourses.

- Autres éléments financiers

Libellé : Nature de l’élément financier (par exemple : Bris de vitre, Remboursement d’un trop-perçu…). Ce libellé figurera sur l’avis aux familles.

  • Si l’élément financier génère un versement de l’établissement à la famille, cocher le bouton radio (+) de la colonne
  • Si l’élément financier génère un versement de la famille à l’établissement, cocher le bouton radio (-) de la colonne

Montant : Montant de l’élément financier.

Compte classe 4 : Compte de classe 4 sur lequel sera imputé l’élément financier dans l’application GFC.

Les éléments financiers qui étaient saisis, dans la version DOS de l’application GFE, sur la fenêtre Régularisation comptable doivent, dans la version WEB de GFE, être saisis sur le volet Autres éléments financiers.
La régularisation de ces autres éléments financiers s’opère sur le volet Régularisations.

Les autres éléments financiers figurent sur l’Avis aux familles, mais n’apparaissent pas sur le Bordereau des droits constatés et des bourses.

Pour les autres éléments financiers, seules les sommes dues par la famille à l’établissement seront transmises en encaissements dans l’application GFC.

Lorsqu’un élève est excédentaire ou le deviendra suite à l’ajout de l’élément financier (versement : ), pour des raisons d’imputation comptable, l’opération ne doit pas être saisie dans l’application GFE, mais à partir de l’application GFC (par l’Agent comptable).

Menu Traitements

Remise d’ordre

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Création d’un remise d’ordre
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Création d'un remise d'ordre {Flash}
Suppression d’un remise d’ordre
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La sélection des élèves peut s’opérer à partir d’un seul critère (par exemple, les élèves d’une formation) ou à partir d’une combinaison de critères (par exemple : tous les élèves d’une formation dont le nom commence par une lettre donnée…).

La sélection des élèves pour une remise d’ordre s’opère cependant à partir de l’ensemble des critères saisis : par exemple, si vous sélectionnez la formation 6ème et la division 3ème générale 5, aucun élève ne sera sélectionné puisque aucun élève ne peut à la fois appartenir à la formation 6ème et la division 3ème générale 5.
Dans ce cas, vous devez opérer deux remises d’ordre successives : l’une pour les élèves de la formation 6ème et l’autre pour les élèves de la division 3ème générale 5. des autres éléments financiers que nécessaire.

Le message "Aucun élève n’est sélectionné" s’affiche lorsque aucun élève de la sélection n’est associé au régime d’hébergement sélectionné ou lorsque la sélection d’élèves opérée sur la première fenêtre est incohérente.

La sélection des jours de remise d’ordre permettra à l’application de vérifier, pour chaque élève sélectionné, s’il était hébergé (selon le ou les régimes sélectionnés) pour chacun des jours de la remise d’ordre. L’établissement automatique des remises d’ordre prendra donc en compte les situations d’hébergement individuelles.

Lorsque la remise d’ordre porte sur une période couvrant deux trimestres (cas des stages qui se déroulent sur 2 trimestres), vous devez saisir, pour le trimestre en cours, une remise d’ordre pour la période située dans le trimestre en cours, puis vous devrez, le trimestre suivant, saisir une remise d’ordre pour la fin du stage.
Dans le cas où la remise d’ordre n’a pas été saisie pour un trimestre, une régularisation doit être saisie.

Une remise d’ordre est toujours définie en nombre de jours ; elle ne peut pas être définie en pourcentage des frais d’hébergement.

Si dans la version DOS de l’application GFE, seules 2 remises d’ordre pouvaient être saisies par trimestre, la version WEB de l’application GFE permet de saisir autant de remises d’ordre que nécessaire.

La remise d’ordre n’est pas effectuée en temps réel, mais s’opère en différé. Avant de poursuivre les opérations de saisie avec l’application GFE (notamment, la mise à jour des éléments financiers des élèves), vous devez vous assurer que la remise d’ordre a été effectuée (bouton Visualiser les résultats de remise d’ordre de la première fenêtre).

Si des erreurs ont été constatées lors du traitement de la remise d’ordre, un message le signale et vous devez alors :

  • Imprimer la liste des erreurs en attente (Menu Listes / Listes de constatation).
  • Traiter individuellement la remise d’ordre pour les cas signalés.

Si, dans la version DOS de l’application GFE, la fonctionnalité Impression des erreurs en attente du menu Listes était présélectionnée à chaque démarrage de GFE tant que le document n’avait pas été imprimé, ce n’est plus le cas avec la version WEB de GFE. Nous vous conseillons par conséquent de ne pas différer l’impression et le traitement des erreurs en attente.

La remise d’ordre collective s’opère en différé.

Simulation de constatation

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Simulation de constatation
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Simulation de constatation {Flash}

La simulation de la constatation des droits constitue une facilité offerte pour la gestion financière des élèves. Cette simulation consiste à effectuer une constatation des droits sans que les données (par exemple : le compte de l’élève) soient mises à jour dans les fichiers. Le résultat de cette simulation, imprimé sur un document, permet alors un contrôle des données avant le traitement réel.

Dans le cas où des erreurs sont identifiées par l’application GFE au cours de cette simulation, vous avez la possibilité d’imprimer la liste de ces erreurs afin d’en faciliter la résolution.

Les droits des élèves qui ne sont pas externes ou demi-pensionnaires au ticket ne peuvent être constatés que si au moins une situation d’hébergement a été saisie pour ces élèves.
Une situation d’hébergement doit donc avoir été initialisée ou saisie (volet Hébergement de la fiche élève) pour tous les élèves qui ne sont pas externes ou demi-pensionnaires au ticket.

Si une simulation de constatation a déjà été effectuée, le bordereau de simulation des DC et des bourses doit avoir été généré.

attention Le document imprimé pour la simulation étant très volumineux, nous vous conseillons de procéder à la simulation des droits par sous-*ensembles d’élèves (par exemple, par formation, par division…).

La simulation n’est pas effectuée en temps réel, mais s’opère en différé. Avant de poursuivre les opérations de saisie avec l’application GFE, vous devez vous assurer que la simulation a été effectuée (bouton Visualiser les résultats de simulation de constatation de la première fenêtre).

Plusieurs traitements de GFE (initialisation des situations d’hébergement, attribution globale des primes, remises d’ordre collectives, simulation de constatation, constatation, génération des documents …) sont effectués en différé.

Lorsque un traitement asynchrone est démarré, la demande est placée dans une file d’attente sur le serveur académique (état : Programmée), puis le traitement est exécuté dès que les ressources le permettent (selon le nombre de traitements demandés simultanément par les établissements de l’académie).

Des messages signalent l’ état d’avancement du traitement.

  • Programmée : le traitement n’a pas encore démarré
  • En cours : le traitement est en cours
  • Abandonnée à cause d’erreurs : le traitement n’a pu être effectué
  • Terminée : le traitement a été effectué.

Lorsque la simulation n’a pu être effectuée pour certains élèves, le bouton Détail permet d’accéder à la liste des élèves non constatés et de prendre connaissance des raisons pour lesquelles la constatation n’a pas abouti

Dans la prochaine version de l’application GFE :

  • Il sera possible d’opérer des sélections successives d’élèves (rubrique Sélectionnez un ou plusieurs élèves). Une fenêtre affichera la liste complète des élèves qui auront été sélectionnés (nom, prénom, division et régime).
  • Une option Choix libre sera proposée. Cette option permettra de sélectionner les élèves qui ne répondent pas aux autres critères de sélection (par exemple : un élève qui a été déscolarisé lors du trimestre précédent).

Constatation

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Constatation
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Traitement de l’application SCONETGFE qui permet de calculer les droits financiers d’un élève pour un trimestre (la situation d’hébergement des élèves qui ne sont pas externes ou demi-pensionnaires au ticket doit avoir été saisie).

Ce calcul prend en compte les éléments suivants : l’hébergement, les bourses, les primes, les aides, la remise de principe, les autres éléments financiers, les remises d’ordre (individuelles et collectives), les congés de bourse et de prime, les régularisations de constatation et des autres éléments financiers.

Le détail de ce traitement apparaîtra sur le bordereau des droits constatés et des bourses ainsi que sur l’avis aux familles. Au terme de la constatation, deux cas de figure peuvent se présenter :

  • Un montant est dû par la famille : la créance sera transf érée vers le module Comptabilité générale de l’application GFC à partir duquel s’opérera le suivi de l’encaissement.
  • Un montant est dû à la famille : le paiement s’effectuera en espèces.

Avant d’effectuer la constatation, vous devez impérativement simuler la constatation. Si des anomalies persistent dans les éléments financiers, la simulation permettra de les identifier et vous pourrez ainsi les corriger avant de démarrer la constatation.

Lorsque les droits ont déjà été constatés pour des élèves, ces élèves ne sont pas pris en compte pour une nouvelle constatation tant que les créances n’ont pas été transférées pour ces élèves ou si le paiement a déjà été effectué pour ces élèves.

Menu listes

Liste de simulation de constatation

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Liste de simulation de constatation
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Les simulations sont classées de la plus récente à la plus ancienne.

Les autres éléments financiers peuvent concerner :

  • La facturation d’éléments divers (par exemple : dégradation de livres, bris de vitre…)
  • La prise en compte d’avances (par exemple : une avance effectuée par la famille à l’établissement sur les frais d’hébergement)
  • Le remboursement de frais de stage
  • Une compensation entre frères et soeurs
  • Le paiement des remises de principe aux élèves gérés au ticket
  • Un trop perçu sur le trimestre précédent
  • Un reliquat de pension ou de demi-pension.

Ils peuvent générer un versement de l’établissement à la famille (par exemple : le remboursement d’un trop perçu) ou un versement de la famille à l’établissement (par exemple : le remboursement d’un livre).

Le bordereau de simulation des DC et des bourses permet d’opérer une vérification avant le démarrage de la constatation réelle des droits.
Il ne peut en aucun cas servir d’état de constatation des droits Ce document doit obligatoirement être généré afin de permettre le démarrage d’une nouvelle simulation de constatation.
Ces documents ne sont accessibles qu’à partir du moment où ils ont été générés par l’application (Etat "Généré")

Le bouton Imprimer est situé dans l’en-tête de la fenêtre, en haut et à droite.

Il est conseillé d’enregistrer les documents générés par l’application SCONET-GFE.

Afin de faciliter leur gestion, il est également conseillé d’organiser leur stockage sur le disque dur (par exemple : création d’un sous-dossier GFE dans le dossier Mes documents, création de sous-dossiers par date ou par type de documents, modification du nom des fichiers afin de faciliter leur identification…).

Liste de constatation

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Liste de constatation
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Liste de constatation {Flash}

Impression des erreurs en attente :
Ce document signale les anomalies détectées dans les éléments financiers des élèves. Vous devez impérativement prendre connaissance de ces anomalies puis les corriger afin de permettre la constatation ou la remise d’ordre pour les élèves concernés.
Afin de conserver une trace des erreurs en attente, vous devez enregistrer et/ou imprimer ce document, car il est réinitialisé après impression.

Journal des modifications :
Ce document permet de suivre les élèves pour lesquels des modifications ont été saisies depuis la dernière constatation.
Il présente les éléments de constatation déjà réalisés, ceux à réaliser et les montants des régularisations (notamment les régularisations comptables).
Pour accéder à la fenêtre de paramétrage de l’impression du journal des modifications, vous devez sélectionner le trimestre concerné, puis cliquer sur Générer.
Le journal des modifications peut être imprimé pour l’ensemble des élèves (option Tous les élèves) ou seulement pour les élèves pour lesquels des modifications ont été saisies depuis la dernière constatation ou pour lesquels les droits n’ont pas été constatés pour le trimestre sélectionné (option Elèves ayant subi des modifications).
Tant qu’un document n’est pas généré (Etat "Non Généré", "Programmé" ou "En cours"), vous ne pouvez pas y accéder (le bouton Imprimer ne s’affiche pas sur la fenêtre suivante).

Les documents proposés dans cette fenêtre doivent être générés afin de pouvoir être consultés, enregistrés et imprimés.

Pour demander la génération d’un document :

  • Cliquer sur le bouton Générer du document
  • Paramétrer, si nécessaire, le document
  • Cliquer sur Valider
  • Lorsque le document aura été généré, le libellé "Généré…" s’affichera à coté du document.
    Pour consulter, enregistrer et imprimer le document :

Cliquer sur le bouton Imprimer du document.

Etat nominatif global : Ce document présente, pour chacun des élèves de la constatation sélectionnée, son numéro, sa division, son nom, son prénom, ainsi que le montant dû par la famille ou dû à la famille.

Etat statistique : Ce document est composé de trois états statistiques (sur l’hébergement et les aides, sur les bourses et sur les primes) et d’un récapitulatif du montant à verser aux familles ou qui est dû par les familles.

Tant qu’un document n’est pas généré (Etat "Non Généré", "Programmé" ou "En cours"), vous ne pouvez pas y accéder (le bouton Imprimer ne s’affiche pas sur la fenêtre suivante).

Si le document n’a pu être généré (par exemple, lorsque la date de mise en recouvrement était incorrecte), le document s’affiche à l’état "A régénérer" et vous devez le générer à nouveau.

Menu de la visualisation élève

Visualisation de constatation

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Visualisation de constatation
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Menu du transfert des créances

 

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Visualisation du transfert des créances
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Une créance est générée lorsqu’un montant est dû par la famille. Le règlement des créances devra être effectué par le responsable financier de l’élève.

attentionLa date des créances qui figurera dans l’application GFC sera celle de la réception du fichier et non celle du transfert du fichier.

Pour pouvoir reconstater les droits des élèves pour lesquels un montant est dû par la famille, vous devez, au préalable, transférer les créances.

Lorsque le solde d’un élève est excédentaire (un montant est dû par l’établissement à la famille), mais qu’un montant a été dû par la famille au cours du trimestre traité, une créance négative est alors générée pour ce montant.
L’élève ne figurera pas sur la disquette des paiements, sauf en cas de bourse ou de prime non déductible.

Afin de conserver une trace des encaissements en cours, nous vous conseillons de toujours enregistrer ou imprimer la liste des créances envoyées.

Mise à jour : 11 janvier 2017

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