Visioconférence : matériel et utilisation

Le vice-rectorat dispose de plusieurs salles équipées de matériels adaptés pour la visioconférence.

Ces équipements peuvent être utilisés par tout personnel du vice-rectorat qui en fait la demande.

Procédure de demande d’organisation de visioconférence au vice-rectorat

Pré-requis

Avant de faire une demande d’assistance, vous devrez effectuer la réservation d’une des salles équipées du dispositif (voir section Capacités et matériel visio disponible par salle)

La réservation de la salle se fait à l’aide de l’application GRR qui est intégrée au portail du VR : https://portail.ac-noumea.nc/

* REMARQUE : Afin de s’assurer techniquement que tout est ok dans la salle, la réservation doit commencer au moins 30 min avant l’heure de votre visioconférence.

Procédure

Merci de bien vouloir compléter le formulaire en ligne au moins 2 semaines à l’avance sur notre outil de ticket via l’un des 2 points d’entrée :

• Accès direct : https://ticket.ac-noumea.nc/plugins/formcreator/front/formdisplay.php?id=27
• Connectez-vous sur https://ticket.ac-noumea.nc puis allez dans Assistance > Formulaire. Sélectionnez ensuite Demande d’organisation de visioconférences.

Vous y compléterez les informations suivantes nécessaires à la visio :

• Salle réservée par vos soins (voir pré-requis)
• la date et l’heure de la visio *
• le contact de la personne gérant techniquement la visio distante (mel + téléphone)
• Le niveau de support demandé (présence du technicien au démarrage, toute la durée...)

• Suite à votre demande d’organisation d’une visioconférence, vous recevrez un mel avec tous les paramètres à communiquer à vos participants.

* REMARQUE : Toute demande d’assistance en dehors des horaires d’ouverture du Bureau d’Assistance Informatique fera l’objet d’une validation par le responsable du bureau ainsi qu’un suivi au moyen d’une fiche d’intervention.

Capacités et matériel visio disponible par salle

- Salle F001 - Flize, RDC

• 40 personnes max.
• Caméra Logitech avec vidéoprojecteur (webconf)
• Kit visioconférence Polycom group 700 (option multi-site jusqu’à 8 participants)

- Salle F201 - Flize, 2ème étage :

• 20 personnes max.
• Caméra Logitech avec vidéoprojecteur (webconf)
• Kit visioconférence Polycom group 700 (option multi-site jusqu’à 8 participants)

- Salle D218 - Dezarnaulds, 2ème étage :

• 12 personnes max.
• Caméra Logitech avec vidéoprojecteur (webconf)
• Kit visioconférence Polycom HDX 7000 (option multi-site jusqu’à 4 participants)

RENAVISIO : une solution unifiée pour les visioconférences

La DSI du Vice Rectorat de Nouvelle Calédonie a fait le choix de s’appuyer principalement sur la solution nationale RENAVISIO.

Ce service permet de réserver simplement une salle de visioconférence (pont de visioconférence).
Cette solution permet alors un accès à travers tous les supports disponibles :

• Visioconférence à travers un kit visio (caméra, micro)
• Callconférence à travers un téléphone
• Web conférence au moyen d’un ordinateur équipé, d’une tablette, d’un smartphone...

Procédure de création d’une visioconférence RENVISIO
Si vous souhaitez solliciter vous même le service, vous pouvez le faire sur le
lien suivant : https://renavisio.renater.fr/

Se connecter en cliquant en haut à droite

Sélectionner dans la liste "Education nationale..."

Vous serez redirigé vers l’authentification sur le portail ARENA, il faut choisir celui de Nouvelle-calédonie

Il ne reste plus qu’a s’authentifier sur notre portail (identifiant et mot de passe de messagerie)

suivre le guide ci-dessous pour la création d’une conférence.

guide utilisateur : https://renavisio.renater.fr/user_guide

Remarque : Une visioconférence n’est disponible que 10 minutes avant l’heure prévue, elle ne s’affichera pas avant.

REMARQUES : dans tous les cas il est impératif d’effectuer des tests en amont de la visioconférence et de choisir une solution de secours (skype recommandé) en cas de défaillance de la solution choisie.