Mon confinement, mon mail et moi

Cocooning avec son ordi professionnel

Vous avez emporté votre ordinateur professionnel avec vous ? Quelle chance !
Vous avez toute latitude pour économiser de l’espace dans votre messagerie.

Nettoyez !

Il existe dans votre mail Thunderbird un endroit nommé « Dossier locaux ». Tout ce que vous y mettez n’encombre pas votre boite mail.
Pensez donc à y mettre tous vos messages lus, traités, envoyés… Tant que vous avez votre ordinateur professionnel avec vous, vous pourrez accéder librement à cet espace de stockage bien pratique qui libère la place si précieuse dans votre boite.

Laissez faire la machine !

Vous pouvez archiver dans « Dossier locaux » tout un tas de messages en un clic, et en plus ils seront bien rangés !
Vous pouvez demander à votre ordinateur de classer par année, par mois, par dossier, les trois en même temps… Suivez cet article pour une boite mail épurée et bien rangée : Archivage sous Thunderbird

Sortez les poubelles !

On n’y pense pas toujours, mais les messages supprimés sont conservés dans un dossier « Corbeille » afin de rattraper une suppression trop hâtive. Pensez à utiliser l’option « Vider la corbeille » de temps en temps pour gagner de l’espace.

Vous avez peur de vider la corbeille ? Elle peut être conservée dans les « Dossiers locaux » plutôt que d’encombrer votre boite mail !

Certains messages abusifs ou frauduleux sont parfois déplacés automatiquement dans un dossier « Indésirables ». L’ordinateur n’étant pas infaillible, il est possible que des messages légitimes y atterrissent. Pensez à consulter ce dossier et à supprimer toutes les messages non désirés.

J’ai oublié ma brosse à dent mais j’ai mon webmail

Le webmail est une solution de dépannage plutôt rudimentaire par rapport à ce qu’on peut faire avec son ordinateur de bureau équipé de Mozilla Thunderbird.
Soyons donc attentifs et adoptons quelques gestes barrière pour donner un bol d’air à sa boite mail.

Je traite, je supprime

C’est la zen attitude tendance feng shui : j’ai traité le mail, je n’en ai plus besoin.
Une boite de réception vide, ça veut dire que j’ai fait tout ce qu’on me demandait !
Exemple, je reçois un message de mon chef avec un tableau à remplir :

• J’enregistre le fichier excel qui est en pièce jointe
• Je le renseigne
• Je le renvoie en répondant au message d’origine
• Je peux alors supprimer le message dans ma boite de réception qui ne sert plus à rien
• En effet, ma réponse contient le message d’origine et le résultat de mon travail

Journal de bord

Je reçois des mails pour information avec des pièces jointes :

• Je les lis
• J’enregistre les pièces jointes dans un répertoire sur mon ordinateur si je veux les conserver
• Je tiens un bloc-notes avec toutes les informations pour ne rien oublier (sous Word par exemple pour avoir des titres, un sommaire, un enrichissement typographique)
• Je peux même faire des copier-coller du message vers mon bloc-notes
• Je supprime le message reçu

Traitement définitif

Comme au bureau, les messages supprimés restent par sécurité dans la corbeille.
Faite un clic droit sur le dossier « Corbeille » et choisissez « Vider la corbeille » pour retrouver de l’espace.

Solidaire et équitable

OK, j’ai bien suivi tous ces conseils, mais il faut aussi que je pense aux autres. Tout ce que j’envoie va forcément se retrouver dans des boites mail !

Attention aux listes de diffusion !

Quand on est au bureau, on ne prend pas garde, mais on envoie facilement nos messages à tout un tas de destinataires. Posez-vous la question : tous les membres de la liste ont-ils un besoin impérieux de recevoir ce mail ?

• Je peux choisir de n’envoyer qu’à un certain nombre d’adresses mail nominatives.
• Je peux aussi modifier mes listes de diffusion pour réduire le nombre d’abonnés, ainsi ceux qui ne sont pas en télétravail ne verront pas leur boite saturée par des messages qu’ils ne lisent pas ou qu’ils n’ont pas besoin de lire.

Question de taille

Si j’ai un gros fichier à envoyer, je pense à des solutions alternatives plutôt que de faire transiter d’énormes quantités de données qui vont encombrer les réseaux et les boites mail.

1. Si le fichier est déjà disponible sur un site, j’insère le lien dans mon mail plutôt que de mettre une pièce jointe
2. Je peux utiliser des solutions de partage comme le cloud ou filesender.

Je ne transfère pas forcément

J’ai reçu un message, mon collègue ou collaborateur est en copie. Pour lui demander de traiter le dossier, je ne lui transfère pas le message d’origine avec sa grosse pièce jointe, il l’a déjà !
Je fais un nouveau mail en lui rappelant que c’est à lui de traiter. Ou je lui transfert le message d’origine, mais en supprimant la pièce jointe.

Je suis vraiment pro même sans signature

J’ai remarqué que lors de longs échanges, il y a plusieurs fois toutes les signatures de tout le monde dans les mails.
Si je regarde attentivement, cela prend plus de place que le texte lui-même !
Je peux me permettre de supprimer toutes les signatures sauf une, surtout si elles sont sous forme d’image.
Et si je profitais de ce moment particulier pour changer ma propre signature et ne garder que le texte ?

Je communique autrement

Pour échanger rapidement, j’utilise des systèmes de messagerie instantanée (tchat).
Il y en a un (rudimentaire) dans votre webmail, un autre dans le cloud mais vous pouvez aussi utiliser la messagerie (très sécurisée) de l’Etat : Tchap
avec votre adresse mail académique (informations ici).

Et maintenant ?

J’ai suivi tous vos conseils, mais ma boîte va exploser !
La DSI pourra augmenter la taille de votre boîte mail (votre "quota"), mais ne peut pas le faire pour tout le monde ni dans des proportions gigantesques, les serveurs aussi ont leurs limites....

Les équipes de la DSI surveillent la taille des boîtes et augmentent les quotas progressivement.
Vous pourrez nous faire un ticket en cas d’urgence.