Déléguer l’accès à une boite fonctionnelle

Seul le propriétaire dispose des droits nécessaires pour gérer les délégations d’accès à une boîte fonctionnelle.

En tant que propriétaire, dans l’onglet « Préférences » (1) de votre messagerie en ligne, vous pouvez accéder à la gestion de vos boîtes fonctionnelles via l’onglet « Comptes » (2).

La gestion des délégations est disponible en bas de cette rubrique (3). Elle vous liste les boîtes fonctionnelles auxquelles vous appartenez, en précisant votre rôle (propriétaire, membre, membre (lecture seule)) au sein de celle-ci.

En fin de ligne, diverses icônes permettent d’effectuer des actions sur chaque boîte :

⚙️ : la roue crantée est le bouton qui permet d’accéder à la fenêtre de gestion des accès.
👁️ : le bouton “Œil” vous permet d’afficher / cacher la boîte au sein de votre compte personnel.( Si vous voyez l’icône barrée, cela signifie que la boîte est affichée au sein de votre messagerie, si l’icône n’est pas barrée la boîte n’est pas visible.)
🗑️ : le bouton “Corbeille” vous permet de supprimer votre accès à la boîte fonctionnelle. Un message de confirmation vous demandera de valider votre choix.

Pour ajouter un membre à une boîte fonctionnelle, cliquez sur l’icône de roue crantée « ⚙️ ».
Une fenêtre apparaît, elle liste les utilisateurs ayant une délégation d’accès et précise le rôle de chacun.

Pour ajouter une délégation, utilisez le bouton « Ajouter un membre ».

Une nouvelle fenêtre apparaît.
Un champ permet de rechercher un utilisateur.
Vous effectuez la recherche à partir de son nom ou de son adresse mail.
Si l’utilisateur est bien présent dans l’annuaire des agents, son adresse mail peut être validée dans ce champ de recherche.

Lorsque l’adresse mail est validée, déterminez le rôle que vous souhaitez attribuer à cet utilisateur : propriétaire, membre, membre (lecture seule).
Finalisez votre saisie en cliquant sur le bouton « Valider ».

Vous revenez alors sur la fenêtre précédente et l’utilisateur à qui vous venez de déléguer l’accès apparaît dans la liste.

Vous pouvez à tout moment gérer les délégations.
Pour cela, il vous suffit de cliquer sur la roue crantée « ⚙️ ».
Les icônes de gestion des délégations sont disponibles dans la dernière colonne de la fenêtre de gestion des accès :

Le crayon « ✏️ » permet de modifier le rôle du membre.
La corbeille « 🗑️ » permet de supprimer la délégation.

Lorsque vous déléguez l’accès à une boîte de messagerie fonctionnelle, modifiez le rôle ou supprimez l’accès, une notification automatique est transmise à l’utilisateur.

Dès qu’une délégation est validée, l’utilisateur voit apparaître la boîte fonctionnelle comme un sous-dossier dans son arborescence de dossiers de classement.
Il visualise également le carnet d’adresses, le calendrier et la liste des tâches de cette boîte.

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