Causes des doublons responsables :

• Plusieurs responsables identiques peuvent avoir été saisis malencontreusement à cause des frères et sœurs déjà présents dans la base élèves.
• L’importation en cours d’année de fiches élèves d’un établissement à un autre, importe le responsable rattaché à cet élève, et crée un doublon si un frère ou une sœur existe déjà dans l’établissement.
• L’importation des fiches issues de l’affectation en juin crée également des doublons si des frère et sœurs existent déjà dans l’établissement.

Pourquoi les supprimer et quand ?

Il est primordial de les supprimer car ils posent des problèmes dans :

• les applications comme : EDT, GFE, Notes, Bourses, …
• les ENT (multiplication des comptes responsables)
  L’idéal est de contrôler régulièrement sa base élève particulièrement lorsque l’on ajoute un nouvel arrivant.
  A chaque fois que l’on importe des fiches issues de l’affectation, la base devrait être contrôlée ensuite.
  Avant le basculement de la base Elève par le Rectorat afin d’éviter de reproduire les doublons sur l’année en préparation, un contrôle devrait également être effectué.

Astuce :
La recherche des suspicions de doublons peut se faire :

• Sur les noms/prénoms des personnes
• sur le RIB associé aux personnes
• sur l’IBAN associé aux personnes

Cette fonctionnalité peut être utilisée de 2 façons différentes :

• L’utilisateur a déjà identifié des doublons : dans ce cas, il saisit directement les noms/prénoms ou le RIB concerné et cliquer sur le bouton Chercher.
• L’utilisateur souhaite identifier toutes les suspicions de doublons de sa base. Il clique alors sur le bouton Chercher sans rien saisir dans les zones de recherche.

Dans les deux cas, le résultat est une liste des suspicions de doublons. Après sélection d’un nom/prénom ou d’un RIB, l’utilisateur doit cliquer sur Détail pour avoir plus de détail.

Dans le cas de doublons avérés :

• Pour le responsable à supprimer, il faut cocher la colonne Responsable à supprimer.
  
• Pour le responsable à conserver, il faut cocher la colonne remplacer par.

Procédure à suivre dans SIECLE

Etape 5

• Une fois que vous avez repéré la fiche responsable en doublon à supprimer, vous pouvez indiquer :
  • la fiche qui doit disparaître avec le bouton radion Responsable à supprimer,
  • le bouton radio Remplacé par indiquera le rattachement de l’élève à l’autre responsable (celui que l’on garde) en gardant la qualité initiale du responsable supprimé (ex : légal 1, correspondant).

    

• Avec cette sélection :
  • le deuxième responsable est supprimé
  • l’élève anciennement rattaché à celui-ci prend alors pour responsable le premier avec la même qualité de celui qui vient d’être supprimé
    (si le responsable supprimé était Correspondant, le nouveau responsable rattaché sera Correspondant).
• Pour valider l’opération cliquer sur Modifier.

Attention :
N’hésitez pas à contrôler les fiches des élèves concernés après avoir corrigé les doublons si vous avez un doute.