Foire aux questions

Les fiches citées sont celles de l’académie de Rennes, disponnible ici

Bulletinage

• Je n’ai pas accès au bulletinage assisté, alors qu’il est mis en place

• La liste des périodiques dépouillés dans les mémofiches a changé d’adresse ; où la trouver ?

Champs personnalisables

• Comment ajouter une valeur dans un champ personnalisable ?

• Comment supprimer une entrée d’un champ personnalisable ?

Connexion : utilisateurs, emprunteurs et mots de passe

• Peut-il y avoir un identifiant et un mot de passe généraux ?

• Comment ajouter un utilisateur ayant des droits en gestion ?

• Pourquoi les agents de l’établissement ne figurent-ils pas dans la base des emprunteurs ?

• Un élève a changé son mot de passe et l’a oublié

• Des élèves ne parviennent pas à se connecter

• Les lecteurs ne parviennent pas à effectuer une réservation depuis l’opac. Message : "le mot de passe et l’identifiant ne concordent pas"

Conversion / import de notices

• Message d’erreur : impossible de créer le fichier c :\bcdicli\temp\TOUTMMN.XML

Exemplaires, localisations, sections, statuts

• J’ai créé une nouvelle localisation, mais elle n’apparaît pas en création d’exemplaire

• Quand je veux supprimer une section (une localisation, un support...), un message d’erreur m’avertit que c’est impossible

Navigateur

• Comment éviter les messages d’alerte sur la sécurité ?

• Où Firefox enregistre-t-il les fichiers téléchargés ?

Notices

• Comment repérer et supprimer les notices en doublon ?

Opac

• J’ai voulu modifier le style de l’opac, et mon opac est devenu illisible

• Le bandeau de gauche de l’opac se retrouve sous le cadre central

• Comment limiter les cases à cocher en haut de l’écran de recherche à "fiction" et "documentaire" ?

Panier

• Quelle est la capacité d’un panier ? Y a-t-il une limite ?

Prêts / retours / réservations

• Que signifie le message "Attention, cet exemplaire est affecté à une autre localisation que la vôtre" ? Comment l’éviter ?

• Comment éviter le blocage du prêt des lecteurs au retour des vacances ?

• Comment éditer l’historique des prêts pour un lecteur ?

• Un message d’erreur empêche l’affichage de la fiche lecteur

• Certains ouvrages sont réservés, mais les réservations ne s’affichent pas et sont impossibles à supprimer

• Comment prolonger les prêts pour toute une classe ?

Rappels

• La classe n’apparaît pas sur les lettres de rappel individuelles

• Comment faire figurer le nom et l’adresse de l’établissement sur les lettres de rappel ?

Sauvegarde

• Faut-il faire une sauvegarde ? Comment récupérer une sauvegarde de la base ?

Z39-50

• Que faire lorsque le bouton "résultats" n’apparaît pas à l’issue de la recherche ?

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Bulletinage

• Je n’ai pas accès au bulletinage assisté, alors qu’il est mis en place
  Ce problème se rencontre parfois pour de nouveaux utilisateurs. Il suffit d’aller dans les paramètres utilisateur (icône "engrenage" en haut à droite de l’écran) et de modifier les valeurs par défaut en création d’exemplaire ; la localisation par défaut doit être la localisation principale ; les autres valeurs peuvent être modifiées par la même occasion, afin de faicliter la saisie.

• La liste des périodiques dépouillés dans les mémofiches a changé d’adresse ; où la trouver ?
  Elle est désormais disponible ici :
  http://soldoc.crdp2-poitiers.org/servdoc/index.php?actif=servdoc&dom=2

  Cliquer sur "en savoir plus" dans le cadre concernant les mémofiches, pour accéder à la liste des périodiques dépouillés.

Champs personnalisables

• Comment ajouter une valeur dans un champ personnalisable ?
  Il faut impérativement renseigner la colonne valeur en utilisant un nombre non encore utilisé dans la colonne.
  S’il n’est pas possible de renseigner cette colonne, aller dans :
  Administration > Actions > Personnalisables > Etats à utiliser en Administration > Nettoyage des champs personnalisables des notices.
  Pour plus de détails concernant la gestion des champs personnalisables, cf. fiche 4.8

• Comment supprimer une entrée d’un champ personnalisable ?
  Il faut que la valeur à supprimer ne soit pas utilisée dans les notices.
  Si une valeur à supprimer est inutilisée, mais qu’il est impossible de la supprimer de la liste, aller dans :
  Administration > Actions > Personnalisables > Etats à utiliser en Administration > Nettoyage des champs personnalisables des notices.
  Pour plus de détails concernant la gestion des champs personnalisables, cf. fiche 4.8

Connexion : utilisateurs, emprunteurs et mots de passe

• Peut-il y avoir un identifiant et un mot de passe généraux ?
  Non, il ne peut y avoir d’identifiant générique.
  Par contre, il y a une adresse de consultation anonyme (cf. fiche technique 9.3)

• Comment ajouter un utilisateur ayant des droits en gestion ?
  Se connecter à PMB puis dans le module Administration > Utilisateurs > Cliquer sur créer un utilisateur

• Pourquoi les agents de l’établissement ne figurent-ils pas dans la base des emprunteurs ?
  Seul le personnel enseignant et administratif saisies sur STS WEB par la DP y figure. Une mise à jour doit être faite en début d’année. Il est possible d’ajouter des emprunteurs manuellement (cf. fiche 5.1)

• Un élève a changé son mot de passe et l’a oublié
  Il est possible de réinitialiser le mot de passe de l’élève (par défaut : sa date de naissance sous la forme jjmmaaaa) à partir du portail toutatice : dans le menu de gauche (applications) cliquer sur "gestion d’identité", rechercher l’élève en question, cliquer sur son nom ; dans la fenêtre qui s’affiche, cliquer sur le bouton "RAZ du mot de passe".

• Des élèves ne parviennent pas à se connecter
  Effectuer, dans l’ordre les vérifications suivantes :
  
   l’élève a-t-il bien saisi son identifiant et son mot de passe conformément aux instructions données ? (prenom.nom et date de naissnce sous la forme jjmmaaaa)
   l’identifiant de l’élève a-t-il été vérifié ? (la vérification peut s’effectuer dans le module circulation de PMB ; on peut même éditer directement la liste des élèves d’une classe en effectuant la recherche par groupe, puis en imprimant directement la liste)
   si cela ne fonctionne toujours pas, il est possible de réinitialiser le mot de passe de l’élève à sa date de naissance : dans toutatice, aller dans le menu applications (en bas à gauche), cliquer sur "gestion d’identités", puis rechercher l’élève, et cliquer sur "RAZ mot de passe"
   il arrive que la date de naissance ait été mal saisie dans sconet : effectuer la vérification auprès de la scolarité de l’établissement
   enfin, si rien de tout cela ne résout le problème, envoyer une demande d’assistance à la plate-forme d’assistance académique, en précisant bien qu’il s’agit d’un problème d’accès à l’ENT

• Les lecteurs ne parviennent pas à effectuer une réservation depuis l’opac. Message : "le mot de passe et l’identifiant ne concordent pas"
  Pour se connecter, le lecteur doit passer par le lien "se connecter" dans le menu de gauche. S’il est entré dans l’opac via toutatice, il sera automatiquement reconnu ; s’il est entré dans l’opac via l’adresse directe, il sera invité à se connecter dans toutatice. La fenêtre de connexion qui s’ouvre lorsqu’un utilisateur non connecté veut effectuer une réservation ne fonctionne pas.

Conversion / import de notices

• Message d’erreur : impossible de créer le fichier c :\bcdicli\temp\TOUTMMN.XML
  Ce message signifie l’absence de droits d’écriture sur le répertoire en question.

  1ère solution : demander à l’adminsitrateur réseau tous les droits d’écriture sur C
  2ème solution : modifier le répertoire but de décompression des fichiers dans Gestmmn
  En haut à droit de Gestmmn, cliquer sur "Répertoire but" et choisir un répertoire sur lequel on a les droits en écriture.

• Exemplaires, localisations, sections, statuts
  J’ai créé une nouvelle localisation, mais elle n’apparaît pas en création d’exemplaire
  Après avoir créé une nouvelle localisation, il est indispensable de rendre les sections (ou une partie des sections) visibles dans cette localisation
  Administration > Exemplaires > Sections
  cliquer sur la ou les sections concernées, et, pour chacune, cocher la case correspondant à la nouvelle localisation en face de "visible dans les localisations".

• Quand je veux supprimer une section (une localisation, un support...), un message d’erreur m’avertit que c’est impossible
  Pour un message d’erreur du type :
  "Impossible de supprimer ce support, il est utilisé dans les exemplaires"
  il faut d’abord, en catalogue, rattacher tous les exemplaires liés à ce support à un autre support avant de pouvoir le supprimer en administration.
  "Impossible de supprimer cette section, elle est utilisée par des utilisateurs de PMB"
  Aller dans Administration > Utillisateurs et modifier la section de création par défaut des exemplaires pour que la section à supprimer ne soit plus utilisée par aucun utilisateur.

Navigateur

• Comment éviter les messages d’alerte sur la sécurité ?
  Dans Internet Explorer :
  Outils > options internet > sécurité
  cliquer sur le bouton "personnaliser le niveau"
  Dans la rubrique "divers", pour l’option "afficher un contenu mixte", cocher "activé".

  Dans Mozilla Firefox :
  Outils > Options > Sécurité : en bas de l’écran "sécurité", cliquer sur "Paramètres" en face de la rubrique "messages d’avertissement".
  Là, décocher toutes les options, à l’exception de "je suis sur le point de voir une page utilisant un chiffrement faible" (ce message peut être utile et il n’est pas gênant.).

• Où Firefox enregistre-t-il les fichiers téléchargés ?
  Par défaut, sur le bureau.
  Il est possible de modifier cet emplacement (ou de vérifier l’emplacement si celui-ci a été modifié) :
  Outils > Options > Général
  Dans la rubrique "téléchargement", voir l’emplacement à la ligne "enregistrer les fichiers dans le dossier" ou modifier l’emplacmeent en cliquant sur "parcourir".

Notices

• Comment repérer et supprimer les notices en doublon ?
   Pour les périodiques, il existe une procédure de sélection des notices en doublon.
  Onglet catalogue > Paniers > Collecte > Par procédure de sélection
  Choisir un panier de notices, puis la procédure "Articles de périodiques en double".
  Actions > Supprimer de la base.
  Éventuellement, renouveler l’opération : si une notice figure plus de deux fois dans la base, seul l’un des doublons aura été sélectionné lors de la collecte.
   Pour les livres, la procédure de sélection "Notices en doublon (sauf périodiques et pages internet)" sélectionne toutes les notices dont les titres sont identiques, mais il ne s’agit pas nécessairement de "vrais doublons" ; cette procédure n’est là que pour vérification.

Opac

• J’ai voulu modifier le style de l’opac, et mon opac est devenu illisible
  Lorsque l’on saisit le nom du style de l’opac, il faut veiller à ne pas appuyer sur la touche entrée ou la touche espace à la suite du nom du style.

• Le bandeau de gauche de l’opac se retrouve sous le cadre central
  Pour que l’opac s’affiche correctement, il est indispensable que le paramètre show_liensbas soit activé. D’autres paramètres sont obligatoires pour e style bretagne2. Pour plus de détail, cf. fiche 6.1.1

• Comment limiter les cases à cocher en haut de l’écran de recherche à "fiction" et "documentaire" ?
  Les cases apparaissant dans l’opac et qui permettent de limiter la recherche à un type de document sont liées aux entrées du champ personnalisé "Type de nature". Ce champ ne doit comporter que les entrées "fiction", documentaire", et éventuellement "essai".
  Pour supprimer une entrée supplémentaire, vérifier d’abord qu’aucune notice ne comporte ce type de nature (si c’est le cas, faire les modifications nécessaires), puis la supprimer dans le module Administration.

Panier

• Quelle est la capacité d’un panier ? Y a-t-il une limite ?
  En gestion, il n’y a pas de limite.
  En opac, la limite est configurable dans les paramètres
  Administration > Outils > Paramètres > Opac > max_cart_items

Prêts / retours / réservations

• Que signifie le message "Attention, cet exemplaire est affecté à une autre localisation que la vôtre" ? Comment l’éviter ?
  Ce message n’est pas bloquant, et il peut être utile dans des bibliothèques multisites.
  Pour éviter son affichage systématique, il faut aller dans les paramètres utilisateur (icône "engrenage" en haut à droite de l’écran). Là, dans la rubrique "Valeurs par défaut de l’application", à la ligne "Site de gestion des lecteurs par défaut", il faut aller choisir la localisation principale (généralement : CDI). Ainsi, ce message ne s’affichera plus que lorsqu’on utilisera une autre localisation.

• Comment éviter le blocage du prêt des lecteurs au retour des vacances ?
  Il y a deux possibilités :
   désactiver le blocage du prêt
  Administration > Outils > Paramètres > Paramètrse généraux : passer le paramètre "blocage_retard" à 0
   plus intéressant : activer le calendrier
  cf. fiche 5.5

• Comment éditer l’historique des prêts pour un lecteur ?
  La norme simplifiée n°9 de la CNIL (journal officiel du 28 mai 1999) précise :
  " Les traitements doivent avoir pour seules fonctions :
   de fournir des informations individuelles pour la gestion financière des prêts et la récupération des ouvrages ou supports prêtés ou consultés ;
   d’éditer des états statistiques dépersonnalisés pour les besoins de gestion et d’amélioration des services rendus [...] "
  Les informations statistiques recueillies par le logiciel sont donc dépersonnalisées et ne permettent pas une édition nominative des prêts réalisés au cours de l’année.

• Un message d’erreur empêche l’affichage de la fiche lecteur
  La réponse est dans les paramètres "show_rows" et "sort_rows"
  Administration > Outils > Paramètres > Emprunteurs

  Il faut :
   que le paramètre show_rows contienne la colonne "b" (code_barre)
   que les toutes colonnes indiquées dans le paramètre "sort_rows" soient indiquées dans le paramètre "show_rows"
  cf. fiche technique 5.6

• Certains ouvrages sont réservés, mais les réservations ne s’affichent pas et sont impossibles à supprimer
  Le problème intervient après une mise à jour totale des lecteurs : des lecteurs ayant une réservation en cours peuvent être supprimés lros de cette opération, lorsqu’ils ne sont plus dans l’établissement.
  Pour supprimer ces réservations, aller dans
  Administration > Actions > Personnalisables > Actions à exécuter en administration
  Cliquer sur le bouton "Exécuter" en face de la procédure "Supprimer les réservations..."

• Comment prolonger les prêts pour toute une classe ?
  Créer un panier de lecteurs :
  Circulation > Paniers > Gestion : ajouter un panier
  Collecter dans ce panier tous les lecteurs de la classe concernée
  Circulation > Paniers > Collecte : cliquer sur le panier nouvellement créé, puis sur la procédure "lecteurs par groupe"
  Prolonger les prêts pour tous les lecteurs du panier
  Circulation > Paniers > Actions > Par procédure : choisir le panier que l’on vient de remplir, cocher "éléments non pointés", puis choisir la procédure "Prolonger les prêts de tous les lecteurs du panier".

Rappels

• La classe n’apparaît pas sur les lettres de rappel individuelles
  Il suffit d’effectuer l’opération suivante :
  Administration > Actions > Personnalisables > Actions à exécuter en administration
  Cliquer sur la ligne : "Faire figurer le groupe sur les lettres de rappel"

• Comment faire figurer le nom et l’adresse de l’établissement sur les lettres de rappel ?
  Il faut les renseigner en localisation.
  Administration > Exemplaires > Localisations
  Renseigner le nom et l’adresse de l’établissement pour la localisation principale

Sauvegarde

• Faut-il faire une sauvegarde ? Comment récupérer une sauvegarde de la base ?
  Pour toutes les bases hébergées par le Vice-Rectorat, il est inutile de faire des sauvegardes de la base ; une sauvegarde est effectuée quotidiennement, tous les soirs, sur les serveurs du rectorat ; ces sauvegardes sont conservées durant 1 mois sauf le mois de décembre qui est conservé jusqu’en mi-mars.
  En cas de mauvaise manipulation sur votre base nécessitant la restauration d’une sauvegarde, il vaut mieux réagir vite. C’est l’ensemble de la base qui est restauré : donc, les actes de prêt et de saisie effectués depuis le moment où la sauvegarde à restaurer a été effectuée, seront perdus ; de plus, pour des raisons techniques, il est beaucoup plus rapide de restaurer la sauvegarde effectuée la veille au soir que tout autre. Si vous avez besoin d’une restauration, contactez immédiatement l’assistance, et envoyez un mail au SAIE, en précisant la date de la sauvegarde qui vous intéresse.
  En attendant la restauration de la base :
  
   ne pas effectuer de modifications sur celle-ci, elles seraient perdues
   récupérer sans attendre les prêts et retours effectués depuis le moment de la sauvegarde demandée, en utilisant les états personnalisables 1.3 et 1.4 (enregistrer les fichiers excel pour effectuer ensuite les prêts et retours dans la base restaurée)
   en cas de saisie depuis ce moment, il est possible de récupérer les notices (pas les exemplaires) en les mettant dans un panier, puis en les exportant (catalogue > paniers > action > export ; choisir le format "Unimarc Bretagne" ; ne pas cocher l’option concernant les exemplaires)

Z39-50

• Que faire lorsque le bouton "résultats" n’apparaît pas à l’issue de la recherche ?
  Ce bug apparaît parfois dans firefox.
  Pour l’éviter, il est possible d’utiliser internet explorer pour l’import de notices via le Z39-50.

source : Académie de Rennes